DIGITALIZACIJA
Digitalna aplikacija SOM sport za jednostavniji i transparentniji rad karlovačkih klubova
Grad Karlovac, u skladu sa strateškom odlukom o digitalizaciji rada, nastavlja s unapređenjem poslovnih procesa i uvodi nova digitalna rješenja. Time povećavaju transparentnost rada, produktivnost i smanjuju troškove svih sudionika u procesu.
Nakon uvođenja digitalnih rješenja za poduzetnike, poljoprivrednike, upisa djece u vrtiće, javne nabave i svakodnevne komunikacije s građanima putem virtualnog pomoćnika, uvedena je aplikacija SOM sport putem koje će se provoditi transparentniji i efikasniji uvid u trošenje namjenskih sredstava iz gradskog proračuna izdvojenih za razvoj i poticanje sportskih aktivnosti.
Bez nepotrebnih papira
Aplikacija će unaprijediti poslovni proces dodjele, isplate i dokumentiranje namjenskog trošenja proračunskih sredstava, a ujedno bitno olakšati rad sportskim klubovima u provođenju njihovih administrativnih poslova.
U aktualnim uvjetima poslovanja svaki sportski klub nakon što je dobio proračunska sredstva morao je čuvati sve vezane račune u fizičkom obliku cijelu godinu te ih na kraju godine dostaviti Karlovačkoj športskoj zajednici. Referenti u KŠZ-u nakon toga povezivali su sve račune sa stavkama dodijeljenih sredstava, odobravali i na kraju zbrajali. Ako bi sve bilo u redu, smatralo se da je klub opravdao sredstva, međutim problem kod ovakvog načina rada je da svi računi nisu stizali istovremeno. Neispravni računi i izvještaji vraćali su se poštom klubovima što je dodatno produžavalo vremenske rokove i opterećivalo proces i sudionike. Posljedica takvog procesa bila je i nedovoljna transparentnost s obzirom na to da je sva dokumentacija arhivirana u papirnatom obliku, odnosno nedovoljno dostupna u odnosu na digitalne procese u koje je uvid brz i jednostavan.
Svih tih problema neće biti nakon uvođenja aplikacije SOM. U tom slučaju, nakon što se klubu odobre namjenska sredstva iz proračuna Grada Karlovca, iznosi se unose u aplikaciju, a po potrošnji sredstava za odobrenu svrhu klub mora priložiti račun putem aplikacije SOM. Referenti Karlovačke športske zajednice ih provjeravaju i potvrđuju ili ne, ako nisu ispravni. Nakon toga smatra se da je klub opravdao način trošenja sredstava.
Prednosti ovakvog načina rada su višestruki. Prvenstveno, klubovi ne moraju skupljati i čuvati račune cijele godine u fizičkom obliku, već ih prilože u aplikaciju u digitalnom obliku čim nastane trošak. Uz to, klubovi istog trenutka znaju je li račun prihvaćen ili odbijen, odnosno kako su utrošena sredstava, arhiva je digitalna i ne zauzima fizički prostor, digitalni poslovni proces nema fizičkog kontakta što je trenutačno vrlo bitno s obzirom na COVID-19, a nije zanemarivo ni to što rad putem ove aplikacije omogućava brži i lakši poslovni procesi za zaposlenike KŠZ-a, a korisnici; sportske udruge i kulturno-umjetnička društva imaju stalan uvid u aktualno stanje računa – od uplaćenih i opravdanih iznosa do ostale statistika.
Aplikacija ima dodatnu vrijednost za sportske klubove jer im omogućuje praćenje naplate sportske, odnosno klupske članarine, putem aplikacije mogu izrađivati uplatnice, slati uplatnice članovima e-poštom, plaćati online, voditi digitalni registar članova ili digitalnu evidenciju dolazaka na treninge, što je bitno i zbog pandemijskih mjera.
Aplikacija je besplatna za sve klubove, a dostupna i putem mobitela. Svi klubovi kojima KŠZ doznačuje sredstva obavezni su je koristiti. U tijeku je edukacija 80-ak predstavnika sportskih klubova za korištenje aplikacije.
Hrvatski proizvod
– Ova aplikacija izravni je rezultat Strategije pametnog grada i Strategije sporta Grada Karlovca. Ona će klubovima bitno pojednostavniti rad, ali i omogućiti da na efikasan način prikupe dodatne informacije o svom radu i kvalitetno usmjere proračunska sredstva kojima raspolažu. To će ujedno i nama u gradskoj upravi i stručnim službama biti odličan alat da zajedno s klubovima planiramo razvoj sporta u Gradu Karlovcu – kazao je karlovački gradonačelnik Damir Mandić o novoj digitalnoj aplikaciji koju je Grad osigurao za sportske klubove.
Putem aplikacije klubovi mogu voditi i preciznu statistiku koliko koji klub ima sportaša, koja je njihova dob i spol i slično na temelju čega će se efikasnije planirati financiranje, ali i daljnje aktivnosti. Klubovi će moći u svakom trenutku znati što i kako rade njihovi treneri, sportaši i kako se troši novac iz proračuna i od članarina. Aplikacija SOM sport u potpunosti je razvijena i osmišljena u Hrvatskoj.
Nakon edukacije sportaša Grad Karlovac namjerava sličnu aplikaciju omogućiti i za ostale udruge, korisnike novca iz gradskog proračuna.
